Administrative Business Partner

About the role

Anthropic is seeking a highly organized and self-starting Administrative Business Partner to support senior leaders in our Paris office. In this pivotal role, you will own the scheduling and logistics for some of our function leaders, partnering closely with them on prioritization and providing real-time support to help ensure our teams have what they need to achieve their goals. As a key point of contact for internal and external partners, you will need to thrive in a fast-paced, ambiguous environment with shifting priorities, by building strong relationships, collaborating across teams, and problem-solving.

As the first ABP in this office, you will also take on workplace coordination responsibilities to help ensure our space runs smoothly and supports focused work and collaboration. These duties will be part of the role until the office grows to a scale that supports a dedicated Workplace Coordinator.

Responsibilities:

• Scheduling and managing calendars for our leaders across multiple teams, proactively identifying and resolving conflicts and ensuring time is aligned to priorities

• Coordinating logistics for conferences and events for leaders' teams, in collaboration with cross-functional partners such as Sales and Marketing

• Managing expense claims and reimbursements for leaders, ensuring timely processing and accurate record-keeping

• Providing seamless and welcoming experiences for in-person visitors to the office, ensuring prospective partners and customers feel valued and appreciated

• Coordinating complex travel arrangements, including international itineraries and last-minute changes

• Assisting with ad-hoc projects and company-wide coordination, using your problem-solving skills and proactive mindset to drive positive outcomes

• Building strong working relationships with other ABPs and cross-functional teams to ensure smooth coordination across the organization

• Supporting leaders with meeting preparation, including gathering materials, drafting agendas, and tracking action items

Workplace Coordination (until the office scales to support a dedicated role):

• Coordinating with vendors who handle day-to-day operations and maintenance of the office, such as deliveries, office supplies, and janitorial services

• Helping to support office processes such as mail handling, shipping requests, and supply management

• Addressing facility or workplace issues promptly, engaging the right vendor or internal team to resolve them

• Partnering with People Operations, Security, and the broader Facilities team to ensure smooth office operations and a comfortable environment for employees

You may be a good fit if you:

• Have at least 5-7 years of related experience in executive support or other administrative roles, and are energized by the idea of growing in those fields

• Have strong professional proficiency in both written and spoken English, as well as in the local language, with the ability to communicate clearly and effectively in a business context

• Have enthusiasm for supporting leaders in executing their vision, and ensuring they have the necessary resources and information to succeed

• Are highly organized with the ability to prioritize multiple tasks while maintaining a high attention to detail

• Thrive in fast-paced and changing environments

• Have excellent time management skills and are able to manage multiple calendars, coordinate meetings, and travel arrangements

• Have a positive and welcoming attitude and are able to communicate effectively with team members at all levels

• Have a proven track record of handling sensitive and confidential information with discretion

• Are comfortable wearing multiple hats and are energized by the opportunity to help build office culture and operations from the ground up

Strong candidates may also:

• Have a strong interest in Anthropic's mission and deep commitment to AI safety in research and product development

• Have a security mindset with a thorough understanding of data protection and privacy best practices

• Have prior experience with vendor management, office coordination, or facilities-adjacent responsibilities

• Have experience standing up operations or processes in a new or growing office environment

Role Specific Location Policy: 

• Currently, we expect all staff to be in our office at least 25% of the time. For this role specifically, we are expecting at least 3+ days a week in your regional office.

• You may be required to accompany your executive on travel,10% of the time.

À propos du poste

Anthropic recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) très organisé(e) et autonome pour épauler les cadres supérieurs de notre bureau parisien. À ce poste essentiel, vous serez en charge de la planification et de la logistique pour certains de nos responsables fonctionnels, en collaborant étroitement avec eux sur la priorisation et en fournissant un soutien en temps réel pour garantir que nos équipes disposent de ce dont elles ont besoin pour atteindre leurs objectifs. En tant que point de contact clé pour les partenaires internes et externes, vous devrez vous épanouir dans un environnement rapide et ambigu, avec des priorités changeantes, en établissant des relations solides, en collaborant avec les autres équipes et en résolvant les problèmes.

En tant que premier ABP de ce bureau, vous assumerez également des responsabilités en matière de coordination des espaces de travail afin de garantir leur bon fonctionnement et de favoriser un travail concentré et une collaboration efficace. Ces tâches feront partie du rôle jusqu'à ce que le bureau atteigne une taille permettant de disposer d'un coordinateur du lieu de travail dédié.

Responsabilités:

• Planifier et gérer les calendriers de nos dirigeants au sein de plusieurs équipes, en identifiant et en résolvant les conflits de manière proactive et en veillant à ce que le temps soit aligné sur les priorités
  
  
• Coordonner la logistique des conférences et des événements pour les équipes de dirigeants, en collaboration avec des partenaires inter-fonctionnels tels que les ventes et le marketing
  
  
• Gérer les demandes de remboursement des dépenses et les remboursements des dirigeants, en garantissant un traitement rapide et une tenue de dossiers précise
  
  
• Fournir une expérience transparente et accueillante aux visiteurs en personne, en veillant à ce que les partenaires et les clients potentiels se sentent valorisés et appréciés
  
  
• Coordination d'arrangements de voyage complexes, incluant des itinéraires internationaux et des changements de dernière minute
  
  
• Participer à des projets ad hoc et à la coordination à l'échelle de l'entreprise, en mettant à profit vos compétences en matière de résolution de problèmes et votre esprit proactif pour obtenir des résultats positifs
  
  
• Établir de solides relations de travail avec les autres ABP et les équipes inter-fonctionnelles afin d'assurer une bonne coordination au sein de l'organisation
  
  
• Aider les dirigeants à préparer les réunions, notamment en rassemblant les documents, en rédigeant les ordres du jour et en suivant les mesures à prendre
  
  

Coordonner sur le lieu de travail (jusqu'à ce que le bureau prenne de l'ampleur et soit en mesure d'assumer un rôle spécifique) :

• Coordonner avec les fournisseurs qui s'occupent des opérations quotidiennes et de l'entretien du bureau, comme les livraisons, les fournitures de bureau et les services de conciergerie
  
  
• Contribuer à soutenir les processus administratifs tels que le traitement du courrier, les demandes d'expédition et la gestion des approvisionnements
  
  
• Régler rapidement les problèmes liés aux installations ou au lieu de travail, en faisant appel au bon fournisseur ou à la bonne équipe interne pour les résoudre
  
  
• Travailler avec les équipes des ressources humaines, de la sécurité et des infrastructures, nous veillons au bon fonctionnement des bureaux et à un environnement agréable pour les employés
  
  

Profil recherché:

• Avoir un minimum de 5 à 7 ans d'expérience dans des fonctions de soutien à la direction ou d'autres rôles administratifs, et être motivé par l'idée d'évoluer dans ces domaines
  
  
• Avoir de solides compétences professionnelles en anglais écrit et parlé, ainsi que dans la langue locale, avec la capacité de communiquer clairement et efficacement dans un contexte professionnel
  
  
• Faire preuve d'enthousiasme pour aider les dirigeants à mettre en œuvre leur vision et veiller à ce qu'ils disposent des ressources et des informations nécessaires pour réussir
  
  
• Être très organisé et capable de prioriser plusieurs tâches tout en gardant une grande attention aux détails
  
  
• Prospérer dans des environnements rapides et changeants
  
  
• Avoir d'excellentes compétences en matière de gestion du temps et être capable de gérer plusieurs calendriers, de coordonner des réunions et d'organiser des déplacements
  
  
• Avoir une attitude positive et accueillante et être capable de communiquer efficacement avec les membres de l'équipe à tous les niveaux
  
  
• Posséder une expérience avérée dans le traitement discret des informations sensibles et confidentielles
  
  
• Être à l'aise avec plusieurs casquettes et être motivé par l'opportunité de participer à l'élaboration de la culture et des opérations du bureau à partir de la base
  
  

Les candidats les plus performants peuvent également:

• Avoir un intérêt marqué pour la mission d'Anthropic et un engagement profond pour la sécurité de l'IA dans la recherche et le développement de produits
  
  
• Avoir un esprit de sécurité et une compréhension approfondie des meilleures pratiques en matière de protection des données et de la vie privée
  
  
• Avoir une expérience préalable en gestion de fournisseurs, coordination de bureau ou responsabilités liées aux installations
  
  
• Avoir de l'expérience dans la mise en place d'opérations ou de processus dans un nouvel environnement de travail ou dans un environnement en pleine croissance
   

Politique de localisation spécifique à un rôle : 

• Actuellement, nous exigeons que tous les employés soient présents au bureau au moins 25 % du temps. Pour ce poste en particulier, vous devrez vous rendre au minimum 3 jours par semaine dans votre bureau régional.
  
  
• Vous pouvez être amené(e) à accompagner votre cadre lors de ses déplacements, 10 % du temps.