Consultant – Assistant Administratif et Logistique-Kinshasa

A PROPOS DE CIVIC

Le Center for Civilians in Conflict (CIVIC) est une organisation internationale à but non lucratif, présente dans le monde entier, qui œuvre pour améliorer la protection des civils pris dans des zones de conflit. CIVIC aspire à un monde où aucun civil ne subit de préjudice du fait d'un conflit. Notre mission consiste à soutenir les communautés touchées par les conflits dans leur quête de protection, ainsi qu'à renforcer la volonté et les capacités des acteurs armés pour prévenir les atteintes aux civils et y réagir. Nous défendons l'idée qu'aucun civil pris dans un conflit ne doit être ignoré et nous agissons en tant que conseillers, proposant des solutions concrètes pour prévenir et traiter les préjudices subis par les civils. Pour en savoir plus, rendez-vous sur https://civiliansinconflict.org/

Sous la supervision directe du/de la Finance & Operations Lead, l'Assistant(e) Administratif(ve) et Logistique aura pour mission principale d'assurer la gestion fluide des opérations administratives quotidiennes, l'accueil, la gestion du courrier et de la documentation, tout en fournissant un support logistique efficace à Kinshasa. Il/Elle sera notamment en charge des petites acquisitions (petits achats de fonctionnement), de la gestion des stocks de bureau et de l'organisation logistique des missions et déplacements au niveau de Kinshasa.

RESPONSABILITÉS ET TÂCHES PRINCIPALES

1 Gestion Administrative et Secrétariat

• Accueil physique et téléphonique des visiteurs, partenaires, Gestion de courrier et collaborateurs du bureau de Kinshasa.
• Rédaction et mise en forme de correspondances administratives routines, comptes rendus de réunions et notes internes.

• Classement rigoureux et archivage sécurisé des dossiers administratifs, contrats, courriers officiels et documents juridiques.

• Assistance administrative pour l'organisation des réunions internes, ateliers et séminaires à Kinshasa.

• Suivi des formalités administratives auprès des services étatiques ou partenaires locaux (visas, enregistrements, légalisations) sous la supervision du Responsable des Opérations.

2 Logistique et Petits Achats

• Exécution des micro-achats et achats de fonctionnement courant du bureau de Kinshasa conformément aux procédures d'approvisionnement de CIVIC.

• Demande et collecte des devis auprès des fournisseurs locaux qualifiés pour les petites acquisitions.

• Gestion et suivi des stocks de fournitures de bureau, produits d'entretien et consommables (inventaire périodique, suivi des consommations, réapprovisionnement).

• Gestion logistique des déplacements et réservations (billets d'avion, taxis, hébergement pour les visiteurs et le personnel en mission à Kinshasa).

• Suivi de l'entretien, de la propreté et de la maintenance générale des locaux du bureau de Kinshasa (plomberie, électricité, réparations mineures).

• Suivi des équipements attribués au bureau de Kinshasa (inventaire des immobilisations et matériel informatique de base).

3 Appui Financier de Base (Petite Caisse / Petty Cash)

• Gestion de la petite caisse (Petty Cash) pour les dépenses courantes et urgentes à Kinshasa, dans le respect strict du plafond autorisé.

• Préparation des pièces justificatives de caisse (reçus, factures conformes) et tenue du livre de caisse.

• Participation à la clôture mensuelle de la caisse et préparation des réconciliations pour vérification par l'équipe Finance.

QUALIFICATIONS ET EXPÉRIENCES REQUISES

Éducation & Formation :

• Diplôme universitaire (Bac+3 minimum) en Administration des Affaires, Gestion, Logistique, Secrétariat de Direction, Sciences Sociales ou domaine équivalent.

Expérience Professionnelle:

• Au moins 1 à 2 ans d'expérience professionnelle confirmée à un poste similaire (Assistant Admin/Log, Secrétaire de Direction) au sein d'une ONG Internationale ou organisation humanitaire.

• Expérience pratique prouvée dans la gestion des micro-achats, le suivi logistique et la tenue d'une petite caisse.

Compétences Techniques & Linguistiques:

• Excellente maîtrise de la langue française (oral et écrit) avec une très bonne capacité rédactionnelle.

• La maîtrise du Lingala est indispensable ; la connaissance de l'Anglais professionnel constitue un atout important.

• Maitrise parfaite du pack Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, Teams).
• Bonne connaissance du marché local de Kinshasa (fournisseurs, prestataires de services, circuits d'approvisionnement)
  
  
  

En raison du volume élevé de candidatures, seuls les candidats retenus pour un entretien seront contactés. Les candidats présélectionnés recevront une invitation par e-mail de la part de TestGorilla pour soumettre leur CV.

Veuillez effectuer cette étape rapidement afin de garantir la prise en compte complète de votre candidature.

CIVIC est un employeur garantissant l'égalité des chances et s'engage à favoriser un environnement diversifié et inclusif ; l'entreprise ne pratique aucune discrimination fondée sur la race, la couleur, la religion, le sexe, l'orientation sexuelle, l'identité de genre, l'origine nationale, l'âge, le handicap ou toute autre caractéristique protégée.

Note aux recruteurs et aux agences de placement : CIVIC n'accepte pas les candidatures spontanées transmises par des agences et ne verse pas d'honoraires de placement pour les candidats soumis par des agences autres que ses partenaires agréés.

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